Die Unterlagen aus dem Rechnungswesen müssen in jeder Firma mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden und sind ein für das Amt interessanter Beitrag zur Kontrolle der Steuerpflicht. Die Aufbewahrung selbst, ist also nicht lediglich eine gute Lösung zur Verwaltung und Organisation der Eingänge von Zahlungen und Forderungen. Auch für den Fiskus ist die ordentliche und nach laufenden Nummern organisierte Führung der Unterlagen unverzichtbar. Sie dient der Organisation des gesamten materiellen Ablaufs und ist nicht zuletzt auch Basis für die Klärung von Streitfragen bezüglich offener oder nicht zur Gänze bezahlter Posten. Unter Zuhilfename eines Programms ist es durchaus möglich den ganzen Rechnungsverkehr in eine Form zu bringen und zuerst für sich als Gewerbetreibenden, dann auch für die Auftraggeber und nicht zuletzt das Finanzamt, eine durchschaubare und übersichtliche gute Lösung zu schaffen.

Ist ein derartiges Programm ein Mal eingerichtet, haben Unternehmer für die nächsten Jahre keine Probleme weiter bei der Abhaltung ihres Rechnungsverkehrs. Ein gutes Programm lässt es zu in alle weiteren Programme oder Datenbanken - egal ob diese schon seit langer Zeit betrieben werden - eingebunden zu werden. Auf jene Art und Weise kann man die Verwaltungs- und Angebotssoftware auch auf schon erledigte Aufträge anwenden und hat damit eine einheitliche Lösung für sein Unternehmen geschaffen. Für das Finanzamt stellt die richtige Rechnungsführung ohnehin den absoluten Schwerpunkt -so ist der Aufbau und die zu nennenden Punkte auf einem in solcher Weise erstelltem Papier gesetzlich geregelt. Für eine annehmliche und weitestgehend problemlose Verwaltung der Rechnungsangelegenheiten benötigt man schon ab einem kleinen Unternehmen eine verwendbare Rechnungssoftware.

Als Faktura bezeichnet man im Handel nichts anderes als die Rechnung. Wenn demzufolge davon die Rede ist, dass etwas fakturiert wird, soll damit gesagt werden, dass eine Leistung am Kunden oder eine Ware in Rechnung gestellt wird. Lieferscheine oder Mahnungen sind keine ERP für Rechnungen. Diesen Unterschied muss man bei der Kategorisierung auf alle Fälle beachten -und so fallen solche Belege oder Briefe auch nicht in die oben genannte Kategorie.