Das Fakturieren beschreibt den Vorgang im Rechnungswesen beziehungsweise in der Buchhaltung eines Unternehmens. Bei diesem wird dem Kunden eine Rechnung für eine erbrachte Lieferung oder eine erbrachte Leistung erstellt. In seltenen Fällen wird eine Rechnung fakturiert, obwohl die Lieferung und/oder Leistung noch nicht erfolgt ist. Dieses geschieht meist aus buchhalterischen Gründen zum Monatsende. Durch das Fakturieren, welches über eine passende Angebotssoftware passiert, erfolgt auch zeitgleich eine Buchung auf die passenden Konten in der Buchhaltung. Diese Konten sind in der Regel die Forderungen, Umsatzerlöse, Kasse (bei sofortiger Barzahlung) und eventuell auch spezielle Steuerkonten. Bei einer Barzahlung wird ebenfalls eine Rechnung fakturiert. Dieses passiert in dem Moment, wo der Einzelhändler die Rechnung beziehungsweise den Bon ausdruckt. Automatisch wird der Geschäftsfall an die Buchhaltung weitergeleitet und dort gebucht. Früher erfolgte die Erfassung der Geschäftsfälle manuell. Dies war mit viel Schreibarbeit verbunden und hatte natürlich eine höhere Fehlerquote als die automatischen Fakturierungen durch besondere Software.

Die Fakturierung wird in Österreich auch Rechnungslegung genannt, umfasst aber den gleichen Bereich wie in Deutschland. Eine gute Lösung ist es, den gesamten Vorgang des Fakturierens strengen Bestimmungen zu unterlegen und auf diese Weise klaren Richtlinien zu folgen. So muss zum Beispiel eine Rechnung, damit diese vom Finanzamt anerkannt wird, viele Merkmale aufweisen. Darunter fallen zum Beispiel die exakte Aufweisung des Steuersatzes, der Steuerbeiträge, die Anschrift und den Namen des Erstellers der Rechnung und auch des Empfängers. Die Ware, die geliefert wird muss expliziert aufgelistet sein. Für diese Ware muss ein Nettopreis ausgewiesen sein, ebenso für erbrachte Leistungen. Leistungen und Arbeitsstunden müssen in den Rechnungen ebenfalls einzeln mit Nettopreis aufgelistet werden. Das Leistungsdatum hat natürlich auch auf der Rechnung zu stehen. Dabei ist zu beachten, dass das Rechnungsdatum nicht gleich das Lieferdatum ist. Dieses wird nicht mehr von den Finanzämtern anerkannt. Das Datum der Rechnungserstellung, sowie eine laufende Rechnungsnummer des Unternehmens müssen ebenfalls auf der ausgestellten Rechnung stehen.

Ganz wichtig ist auch die Angabe der Steuernummer des Unternehmens, die die Rechnung erstellt. Fehlen einer oder sogar mehrere Faktoren auf der fakturierten beziehungsweise erstellten Rechnung, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Das Fakturieren einer Rechnung ist besonders wichtig für die Buchhaltung eines Unternehmens, da bei diesem Vorgang auch das Buchen des Geschäftsfalles zugehört. Dieser wird meist am nächsten Tag über eine spezielle Buchhaltungssoftware komplett und fest gebucht, so dass dieser Umsatz in dem Unternehmen schon zu sehen ist. Dieses geschieht für jeden einzelnen Geschäftsvorfall und jeden einzelnen Geschäftstag. Am Ende des Monats muss ein Unternehmen eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) vorlegen; dafür sind die Zahlen, die das Fakturieren einer Rechnung extrem wichtig macht. Im Gegensatz zu einer Bilanz, welche erst einige Monate nach Ende des Geschäftsjahres vorliegt, kann eine BWA praktisch quasi täglich erstellt werden und so den Firmenchefs immer aktuelle Zahlen ihrer Unternehmen liefert. Dieses ist wichtig für anstehende Investitionen oder eventuelle Strategieänderungen, um den Umsatz steigern zu wollen. Wie in einer Bilanz können bei einer BWA Vorjahresvergleiche und Zeitreihen dargestellt werden, so dass den Geschäftsführern oder Firmenchefs eventuell große Ausgaben im Vergleich zum Vorjahr sofort ins Auge fallen können. Das Wort Faktura kommt aus dem lateinisch-spanischen und bedeutet schlicht und einfach Rechnung.